Gorka Lacunza, CEO de Atecna: "Implantamos la gestión 4.0 en la parte administrativa de las empresas"

Pamplona

Un cuarto de siglo ha cumplido la empresa navarra Atecna, que en su origen surgió como un proyecto centrado en la gestión de los documentos de las empresas, sus clientes. Hace 25 años, comenzó Atecna gestionando documentos en papel. Digitalizaba esos papeles con un escáner y los conservaba. Gorka Lacunza, el CEO de la firma, sintetiza la evolución de los servicios que proporciona la empresa en la actualidad: "Hoy estamos gestionando archivos digitales de los que hay que extraer uno o varios datos, hay que gestionarlos y hay que conseguir que nuestra información, que es mucha y muy variada, esté centralizada, sea cierta, de forma que ese dato tenga ese valor que le queremos aportar y que sea único".

Aunque junto a esa evolución de la gestión documental, Lacunza apunta: "Seguimos custodiando" documentación. "El papel ya no es soporte donde vamos a conservar la documentación porque ahora todo se conserva en digital. El papel se ha reducido bastante. Seguimos manteniendo nuestro depósito de custodia, un elemento importante de nuestra actividad, al que tenemos mucho cariño". En ese archivo a lo largo de estos 25 años, aunque prima la documentación digitalizada, hay papeles que por diversos motivos hay que conservar. Y cita historiales médicos, radiografías, expedientes bancarios, documentos firmados que hay que mantener. Toda esa documentación custodiada queda sometida a unos principios de "seguridad, confidencialidad y disponibilidad". Lacunza asegura: "Los documentos están más seguros en Atecna que en la propia empresa, porque nosotros vamos a controlar el acceso, el tránsito que van a tener esos documentos, si son consultados; controlamos la edad de conservación, y los destruimos en condiciones cuando llega el momento. Generalmente, las empresas no cuentan con un archivo controlado".

Crecimiento exponencial de los documentos digitales en las empresas

Hay que tener en cuenta que "la documentación digital ha crecido exponencialmente. La parte digital se ha multiplicado y las fuentes de información son muchísimas", señala Lacunza. Existen medios para relacionar toda esa información y que esté disponible pero Lacunza puntualiza: "Hay que dotar a las empresas de una buena política de gestión documental. No se trata de poner solo herramientas que vayan cubriendo determinados procesos, sino de que exista una estrategia de digitalización para que todo tenga sentido. Y que esa política nos permita un desarrollo transversal en la empresa y un recorrido en el tiempo, que lo que implantamos ahora tenga un futuro". Pone como ejemplos en esa gestión, que denomina 4.0, los procesos de compra de bienes o servicios por parte de las empresas, de forma que se pongan en marcha automatismos que faciliten esa tarea. También la gestión de los expedientes relacionados con los recursos humanos, por ejemplo, para firma de contratos notificados a los móviles de los empleados. Una documentación de la que se puede hacer un seguimiento completo mediante la trazabilidad de estos procesos.

Lacunza explica que a él, y a su socio Fernando Iribarren, les gusta en hablar de 'gestión 4.0', referida a la parte administrativa de las empresas, como complemento a la industria 4.0, muy desarrollada en determinadas compañías tecnologizadas de la Comunidad Foral.

Atecna está estos días de celebración. A principios de febrero recibirán de Mutua Navarra el Premio Azul, "que valora el bienestar y la salud" de los trabajadores en una compañía. Lacunza valora "muchísimo" el reconocimiento de Mutua Navarra: "es la certificación de que estamos haciendo las cosas bien" en relación a una plantilla conformada por 80 personas, a las que llama "atecnícolas": "Atecna son las personas a las que dotamos de unos medios materiales para que puedan realizar su trabajo adecuadamente". Por eso, explica, "intentamos que el espacio de trabajo y el entorno sean agradables y que las relaciones sean buenas". En ese sentido juega un papel destacado la nueva sede con la que cuenta la empresa en Esquiroz, en la comarca de Pamplona. El próximo lunes, 23 de enero, la presidenta del Gobierno de Navarra, María Chivite, presidirá la inauguración oficial de esta nueva sede " a la que llamamos 'la factoría', porque ahí pasan cosas", explica Lacunza. "Este edificio, después de 25 años, es muy importante para nosotros y nos gusta celebrar las cosas buenas que nos pasan", concluye.

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